Michiel Heeringa en Sebastiaan van Schoonhoven:
‘In een recordtijd hebben we 3500 werkplekken gemigreerd’

Binnen de muren van het Spaarne Gasthuis gebeurt veel. Op de radiologie-afdeling worden scans bekeken, verplegers houden de patiënten in de gaten en in de operatiekamers wordt soms uren achter elkaar geopereerd. Om alles naar behoren te laten functioneren, is een goede IT-omgeving van groot belang.

De juiste IT-omgeving

Daar komen Sebastiaan van Schoonhoven en Michiel Heeringa om de hoek kijken. Zij hebben er onlangs voor gezorgd dat de hele omgeving omtrent ThinClients op de schop ging, zodat er nog efficiënter gewerkt kan worden. Allebei houden ze zich veelvuldig bezig met wat er op ICT-gebied in het ziekenhuis gebeurt.

Michiel is ICT-adviseur binnen het Spaarne Gasthuis. ‘Binnen het ziekenhuis gaat elke nieuwe techniek die wordt geïmplementeerd of waar we onderzoek naar doen, langs onze adviseurs, dus bijvoorbeeld langs mij. Van die nieuwe techniek of ontwikkeling vind ik iets en dat zet ik vervolgens om in een advies of technisch ontwerp’, legt Michiel kort zijn functie uit. Hij werkt nu ruim zeven jaar bij het Spaarne Gasthuis en heeft het er enorm naar zijn zin. ‘Het leuke is dat mijn werk zo afwisselend is. Het ene project duurt een week of een maand, maar anderen duren soms jaren. Dat maakt het heel interessant.’

Sebastiaan acteert vanuit de beheerderskant. ‘Als er op ICT-gebied een nieuw systeem of techniek wordt geïmplementeerd, wordt dat vervolgens door onder andere mij beheerd. Daarnaast vervul ik binnen het ziekenhuis nog een scala aan nevenactiviteiten zoals budgetverantwoording. Ik ben hier nu alweer zo’n 3,5 jaar in dienst en vind het erg leuk. Het ziekenhuis heeft zo’n vierduizend werknemers in dienst. En allemaal gebruiken ze “af en toe” een computer. Vanuit de beheerdersrol moeten we dus constant aansluiten bij de vraag van de gebruiker. Dat maakt het hectisch, maar ook dynamisch.’

Technische schuld

Een jaar later werd de werkomgeving grondig aangepakt vanwege verschillende problemen na een fusie. Er waren drie verschillende IT-omgevingen, wat veel tijd kostte. Een nieuwe VDI-werkplekomgeving met Windows 10 werd in juni 2019 gelanceerd, maar de bestaande Thin Clients moesten veel aanpassingen ondergaan en werden geüpgraded vanwege het naderende einde van de ondersteuning voor Windows 7. Het vervangen van alle Thin Clients door nieuwe hardware was te duur, dus werd besloten ze te hergebruiken met nieuwe software om fabrikantonafhankelijk te zijn. Dit zorgde voor meer flexibiliteit in het ziekenhuis. Marc en Leo boden bruikbare oplossingen aan.

Knelpunten

Na overleg met ICT Specialist kregen ze een duidelijk dossier met alle knelpunten binnen de ThinClient-infrastructuur, samen met een advies. Michiel legt uit dat ze uiteindelijk twee verschillende leveranciers van ThinClient-software voor het ziekenhuis hebben overwogen. ICT Specialist adviseerde om beide leveranciers uit te nodigen voor het opzetten van een testomgeving, zodat ze ervaring konden opdoen en een weloverwogen keuze konden maken. Na deze tests kozen ze uiteindelijk voor IGEL. Het inrichten van ruim 3500 werkplekken met de nieuwe software was een grote taak, normaal gesproken goed voor een jaar werk, maar ze voltooiden het in slechts vier maanden, wat vrij uniek is, zoals Sebastiaan lacht. ICT Specialist bleef zijdelings betrokken bij het proces en Sebastiaan benadrukt hoe blij ze zijn met hun hulp en ondersteuning, waardoor ze altijd terecht konden voor advies en expertise.

Grote voordelen

Met de juiste hard- en software op alle werkplekken is de efficiëntie volgens Sebastiaan en Michiel aanzienlijk verbeterd. Voorheen kostte elke wijziging veel tijd en moesten sommige zelfs ter plaatse worden uitgevoerd. Nu kunnen alle updates, upgrades en wijzigingen centraal en veel sneller worden doorgevoerd door simpelweg het juiste profiel op de ThinClient toe te passen. Dit bespaart aanzienlijk veel tijd, die nu wordt geïnvesteerd in het verbeteren van de dienstverlening aan het ziekenhuis. Daarnaast leidt de nieuwe aanpak tot energiebesparing doordat ThinClients op ondersteunende diensten en poli’s na sluitingstijd automatisch worden uitgeschakeld, wat bijdraagt aan een efficiënter energiegebruik.

Standaardiseren

De aanpassingen in de werkomgeving zijn positief ontvangen door iedereen in het ziekenhuis. Door per werkplek te evalueren wat nodig was, zoals het aantal beeldschermen, en te werken met onafhankelijke ThinClientsoftware, is het beheer verbeterd en werkt het uniform op alle werkplekken. Er zijn echter nog verbeterpunten voor de IT-infrastructuur, zoals het vervangen van FatClients door ThinClients en verdere standaardisatie om het beheer te vereenvoudigen en sneller op zorgontwikkelingen in te kunnen spelen. Beide heren kijken trots terug op de recente grote aanpassingen en ontvangen positieve feedback. Ze kijken uit naar verdere stappen binnen hun afdeling.