In Drenthe is Vanboeijen een bekende naam in het zorglandschap. Met meer dan 80 locaties en een kleine 800 bewoners is het natuurlijk van belang dat alles op ICT-vlak ook zo goed mogelijk geregeld is. Behalve eigen woon- en zorglocaties heeft de organisatie ook een eigen medische dienst met onder meer tandartsen, fysiotherapeuten en artsen.
Overzicht bewaken
Frits Henrotte en Wies Naber werken allebei zo’n zes jaar voor de afdeling ICT. Frits kwam binnen als troubleshooter om de relatie met de vorige ICT-partner te verbeteren. Inmiddels is hij projectleider ICT en houdt hij zich bezig met leveranciersmanagement. Wies is managementassistente ICT en verantwoordelijk voor de inkoop van alle devices.
In een grote organisatie als Vanboeijen is overzicht ontzettend van belang. “We werken nu sinds enige tijd met Topdesk, een meldingensysteem,” legt Wies uit. “Hierin kunnen aanvragen gedaan worden voor ICT-benodigdheden, zoals telefoons, oortjes, laptops, muizen en ga zo maar door. Vroeger werden de aanvragen nog per mail gedaan, maar dan heb je op gegeven moment geen flauw benul meer wie wat heeft. Dit systeem werkt voor ons echt perfect.”
Werkplek implementatie
Een ander belangrijk speerpunt is volgens Wies en Frits de mogelijkheid om alle apparaten zelf te beheren. “Twee jaar geleden zijn we gestart met het implementeren van de nieuwe werkplek binnen Vanboeijen. We hebben toen alle ThinClients vervangen voor laptops en zijn overgestapt naar een cloud gebaseerde omgeving. Hiermee kregen we veel meer de regie op onze eigen omgeving. Ook hebben we alle applicaties die we gebruiken, meer dan 150 stuks, teruggebracht naar een stuk of 50. Dit alles samen maakt deze werkwijze veel overzichtelijker én makkelijker in beheer,” legt Frits uit.
Soepele overstap
Behalve de implementatie van de nieuwe werkplek stapte de organisatie over naar ONS van Nedap dat het ECD (elektronisch clientendossier) ondersteunt. Afgelopen jaar zijn we ook overgestapt van Klinicom naar Medimo: een systeem voor het elektronisch voorschrijven en elektronische toedienregistratie in de zorg. Wies: “Deze manier van registreren is veel eenvoudiger dan het hiervoor was en dus maken we het hiermee onze eigen mensen weer een stuk makkelijker. Het is sneller, efficiënter én veiliger. Belangrijk in ons vakgebied.”
Voor de overstap naar Medimo gaf de softwareleverancier de tip dat het systeem het fijnst werkt op een iPad. “Daarom hebben we ervoor gekozen dat ze op de zorglocaties voor dit systeem met iPads werken. Daarnaast werken we veelal samen met HP voor onze laptops, omdat deze robuust en stevig zijn. Want met onze doelgroep wil er nog weleens een laptop – of iPad – door de lucht vliegen. De hardware moet dus wel tegen een stootje kunnen,” vertelt Frits.
Het gesprek met Marc gaf me een erg goed gevoel. Toen ik op kantoor hierover vertelde, bleek dat andere collega’s het bedrijf kenden uit de ThinClient-tijd en dat ze erg betrouwbaar zijn.
– Frits Henrotte
Nieuwe partner
De ICT Specialist heeft in het verleden ThinClients bij de organisatie geleverd. En als er onderhoud nodig was of als er problemen waren, dan werden de ThinClients naar de ICT Specialist weggebracht voor onderhoud en reparatie. “Toen we eenmaal laptops hadden aangeschaft, zijn we ze een tijdje uit het oog verloren,” laat Frits weten.
Dit veranderde op het moment dat Wies Marc in de zomer van 2022 tegenkwam tijdens een etentje. Ze raakten aan de praat en Wies vertelde dat ze op dat moment zochten naar een leverancier die de mobile devices in een systeem konden zetten, omdat de huidige hardware leverancier dit niet voor ze kon realiseren . “We dachten daarom al over een andere partner na, maar wisten niet goed welke. Het gesprek met Marc gaf me een erg goed gevoel. Toen ik op kantoor hierover vertelde, bleek dat andere collega’s het bedrijf kenden uit de ThinClient-tijd en dat ze erg betrouwbaar zijn. We hebben daarom iets besteld om te kijken hoe dat ging en vanaf dat moment zijn we klant gebleven.”
Speciale iPadhoezen
Meedenken, een stapje verder zetten en betrouwbaarheid zijn een aantal woorden die ICT Specialist volgens Frits en Wies typeert. “Als we vragen of ICT Specialist telefoons voor ons in Knox of Dept willen zetten, dan doen ze dit. En met de overgang naar iPads dacht Paul, onze accountmanager ook mee hoe de werkwijze voor zorgmedewerkers zou zijn. Een hoes waarin je je hand kunt schuiven, zodat je er makkelijker mee kunt werken. Is dat niet iets? We kregen een paar opgestuurd om te proberen en dit bleek in de praktijk erg goed te werken,” legt Wies uit.
Frits beaamt dit. “Ook ben ik zelf weleens met ICT-vraagstukken bezig en vind ik het prettig dat er ook de mogelijkheid bestaat om ze te vragen met ons mee te denken. Zij kennen de markt, houden de laatste ontwikkelingen in de gaten en kunnen samen met ons werken aan een toekomstgerichte werkwijze.” Want het leuke is volgens het tweetal dat er voor elke vraag wel een ICT-oplossing is.
Mooie stappen
Wat voor nu en de toekomst als een paal boven water staat, is dat de medewerker altijd centraal blijft staan. “Die moet zijn of haar werk op een goede en eenvoudige manier kunnen doen. De ICT Specialist denkt daarbij veel aan de toekomst en neemt je als bedrijf ook graag mee in nieuwe ontwikkelingen. Ik denk dan ook dat we daar samen nog een aantal hele mooie stappen in kunnen zetten.”